Fem sätt att dela med sig av Gform och Quiz!

Värt att påminnas om är att du inte kan dela ett Google Formulär eller Google Quiz på samma sätt som du delar andra typer av dokument på din Gdrive. I alla fall inte om tanken är att mottagaren ska fylla i formuläret, dvs besvara det. Det kan bli väldigt geggigt om du delar på fel sätt. Vi tar och reder ut detta. Låt mig förklara några olika sätt att dela ett Google Formulär  och välj sedan noga det sätt som motsvarar ditt syfte:


1. För att dela med dig av ett formulär som ska fyllas i av svaranden använder du knappen 'SKICKA'. Välj sedan att skicka som länk, epost eller bädda in på webbplats (går även att dela via G+, Twitter och Facebook).

'SKICKA'-knappen uppe i profilhörnet, bredvid redigeringshjulet.

Välj hur du vill skicka ditt formulär till dina respondenter.

2. Om du har ett Google Classroom kan du istället lugnt plocka upp formuläret direkt från driven in i Classroom och deltagarna kan fylla i det därifrån.

Välj att infoga från Gdrive (triangeln) och plocka fram aktuellt formulär.

3. Om din tanke är att dela med dig av ett formulär för att andra ska kunna redigera det, dvs lägga till/ta bort frågor osv, delar du det via din drive och ger redigeringsbehörighet. Detta alternativ lämpar sig för samarbete kring ett och samma formulär som ni skapar tillsammans och sedan delar vidare som mall enligt punkt 4/punkt 5 eller för att fyllas i av svaranden enligt punkt 1/punkt 2. Den här typen av delning motsvarar alltså 'vanlig' delning via driven. Kom ihåg att vara överens om när formuläret är färdigt att användas i skarpt läge så ingen går in och duttar med efter att svar kommer in! Här känns ju uppmaningen att göra om ett gemensamt framtaget formulär till en mall innan det delas vidare till respondenter rätt given. Se punkt 4 och punkt 5.

Dela ditt formulär via t ex "alla med länken kan redigera" eller/och till enskilda personer.

4.  Om du vill dela med dig av ett formulär som ska fungera som en mall för andra att använda och/eller redigera efter eget behov, men utan att de sabbar ditt original, får du göra så här (eller så hoppar du direkt till punkt 5): Gör en kopia av din Gform på din drive. Dela kopian med specifik person. Då kan du lämpligen överföra ägandeskapet till den personen också. Sedan får du göra om manövern för näste person som blir aktuell. Und so weiter. Som i sin tur måste göra samma manöver om denne vill dela vidare sin version osv i all oändlighet. Alldeles för mekkigt, tycker jag. Jag föredrar punkt nr 5 alla dar i veckan.

Från din drive väljer du alternativet 'kopiera' och delar sedan kopian med specifik person. OBS: Om du delar samma kopia med fler personer får du i princip samma effekt som i punkt 3. Enda skillnaden är att du själv har originalet intakt.

Tips: Överför ägandeskapet på kopian till mottagaren. Då kan du själv ta bort en onödig kopia på din drive och den andra personen har s a s fulla rättigheter att härja vilt i formuläret.

5. Force Copy! Min personliga favorit för att dela ett formulär som mall. Först behöver du skapa en mapp på din drive som du ställer in så att "alla med länken kan visa". Varför? Jo, för att säkra upp ditt original helt enkelt, men enkelt kunna dela vidare mallen vid behov via länk och/eller mejl. Vi återkommer till detta. Det du sedan parkerar i mappen ärver mappens egenskap att andra bara kan visa, ej redigera. Denna inställning är inte möjlig att göra med enskilt formulär.

Skapa en mapp som har inställningen "alla med länken får visa".

Nästa steg är att i formulärets öppna redigeringsläge kopiera formulärets URL/länkadress. Denna länk delar du med mottagaren MEN - ett superduperstort MEN - du måste ändra sista snutten på adressen från /edit till /copy. Detta innebär att mottagaren tvingas göra en kopia på din mall (hence, 'force copy'). Men det är också det enda som krävs.

Kopiera formulärets URL (adressfältet). Obs: Du måste ha formuläret öppet i redigeringsläge.
Kolla att adressen slutar på /edit.

Ändra adressen från /edit till /copy. Kopiera länken och dela med tänka mottagare.

 Och, nu till the twist: I och med att du lagt mallen i en mapp med enbart läsrättighet kan ingen sabba originalet även om denne någon får för sig att ändra länkadressen tillbaka till /edit i tron att det behövs för att själv kunna redigera den. Görs denna tjuvmanöver så hamnar personen endast i formulärets 'viewform'-läge. Och du kan andas ut.